Email တစ္ေစာင္ကို ဘယ္လို ေရးမလဲ။

Email တစ္ေစာင္ကို ဘယ္လို ေရးမလဲ လို ့ေမးလိုက္ေတာ့ ‘ကြန္ျပဴတာနဲ ့ေရးမွာေပါ့တို ့…. Keyboard နဲ ့ေရးမွာေပ့ါတို ့ေတာ့ မေျဖၾကပါနဲ ့။

ကြ်န္ေတာ္အခု ေျပာျပခ်င္တဲ့ အေၾကာင္းကေတာ့ email တစ္ေစာင္ေရးေတာ့ မယ္ဆိုယင္ ေရွာင္ရန္ေဆာင္ရန္ေတြကို ေရးျပခ်င္တာပါ။ email တစ္ေစာင္ မွားယြင္း ပို ့လိုက္မိတဲ့အတြက္ မိမိရဲ  ့တက္လမ္း ပိတ္သြားတာမ်ိဳးေတြ ၾကံဳရတတ္ပါတယ္။

Mail တစ္ေစာင္ကို forward လုပ္ရာမွာ ေသခ်ာ မစစ္မိလို ့မသိေစခ်င္တဲ ့အေၾကာင္းအရာေတြ တျခားသူ ေတြ ဆီကို ေရာက္သြားျပီး ျပႆနာေတြ တက္တတ္ပါတယ္။ Reply လား။ Reply All လားဆိုတာလဲ အေရးၾကီးပါတယ္။ Reply all လုပ္လိုက္မိလို ့လွမ္းျပီး ရန္ေတြ ့ခံရတာမ်ိဳးလည္း ျဖစ္တတ္ပါတယ္။

ကြ်န္ေတာ္ကိုယ္တိုင္လည္း ၾကံဳဖူးပါတယ္။ To လုပ္ရမယ့္သူကို CC လုပ္မိလို ့လူၾကီးျငိျငင္ခံရတာလဲ ရွိဖူးပါတယ္။ ကြ်န္ေတာ့္ အသိတစ္ေယာက္ဆိုယင္ သူက တျခားသူ တစ္ေယာက္ (B လို ့ဆိုပါစို ့)ကို အျပစ္တင္ထားတဲ့ အေၾကာင္းပါတဲ့ email ကို က်န္တဲ့ C,D,E ေတြ ဆီပို ့တယ္။ C,D,E ေတြ ကအျပန္အလွန္ email ေတြ ပို ့ယင္းနဲ ့ေမ့သြားျပီး B ကို email ထဲ ထည့္လိုက္မိိတယ္။ အဲ့ဒါနဲ ့ရွင္းမရေလာက္ေအာင္ ျပႆနာေတြ တက္တာ ၾကံဳဖူးတယ္။

Send ဆိုတာကို Click လုပ္လိုက္ဖို ့ကလြယ္ပါတယ္။ ဒါေပမယ့္ အဲ့လို လြယ္လြယ္ကူကူလုပ္လိုက္မိလို ့မိမိ အေပၚ impression က်သြားစရာေတြ ျဖစ္လာႏိုင္ပါတယ္။ ဒါေၾကာင့္ email တစ္ေစာင္ ကို ဘယ္လို ျပင္မလဲ။ မပို ့ခင္ဘာေတြ သတိထားရမလဲဆိုတာကို ေရးလိုက္ပါတယ္။

၁။ သင္ အရမ္းစိတ္ရွဳပ္ေနတဲ့အခ်ိန္၊ စိတ္တိုေနတဲ့ အခ်ိန္မွာ email မေရးပါနဲ ့။ မပို ့ပါနဲ ့။

ကြ်န္ေတာ္ ေတာ္ေတာ္မ်ားမ်ားၾကံဳဖူးပါတယ္။ email ကို ဖတ္လိုက္တာနဲ ့email ထဲက လက္သီး ထြက္လာျပီးထုိးသလိုပါပဲ။ email ကို ၾကည့္လိုက္တာနဲ ့ပို ့တဲ့သူ ရဲ  ့မ်က္ႏွာ ဘယ္လို ျဖစ္ေနတယ္ဆိုတာကို ခန္ ့မွန္းလို ့ရေလာက္ေအာင္ ေၾကာက္စရာ ေကာင္းတဲ့ email ေတြ ေတြ ့ဖူးပါတယ္။

ခဏ ၾကာမွ ေနာက္က ေတာင္းပန္တဲ့ email ေတြ လုိက္လာပါတယ္။ ေရးထားတာကေတာ့ ခုနက မေတာ္တဆ မွားျပီး Send လိုက္မိတာပါေပ့ါ။

တစ္ခါတစ္ေလ ေတြ ့ရတတ္ေသးတယ္။ CAPITAL LETTER ၾကီးေတြ အျပည့္နဲ ့email ေတြ။ (CAPITAL LETTER က ေအာ္တဲ့ သေဘာ သက္ေရာက္ပါတယ္)။

ကိုယ့္ရဲ  ့စိတ္ခံစားမွဳက email ထဲမွာ ပါသြားပါတယ္။ တဖက္သူကလည္း ဒါကုိ ခံစားသိရွိႏိုင္ပါတယ္။ အဲ့ဒီအခါမ်ိဳးမွာ ဘယ္လို မွ ျပန္လည္ အဖတ္ဆယ္ မရတဲ့ ျပႆနာေတြ ျဖစ္လာတတ္ပါတယ္။ ဒါေၾကာင့္ သင္ အရမ္းစိတ္တို စိတ္ရွဳပ္ေနတဲ့အခ်ိန္မွာ email ဘယ္ေတာ့ မွ မေရးပါနဲ ့။ ေရးမိယင္လည္း ဘယ္ေတာ့မွ မပို ့ပါနဲ ့။ ျပန္ဖ်က္ထားလိုက္ပါ။ ျပီးမွ ေနာက္တစ္ေစာင္ျပန္ေရးပါ။

Email ပုိ ့လိုက္ျပီးမွ ေနာက္ကေန လိုက္ျပီး ေတာင္းပန္ရတာမေကာင္းပါဘူး။

၂။ Reply All ကို အျမဲတေစ အသံုးျပဳျခင္းမွ ေရွာင္ၾကဥ္ပါ။

ေတာ္ေတာ္မ်ားမ်ား မွာ Reply All ဆိုျပီး ျပန္ပို ့တတ္တဲ့ အက်င့္ရွိပါတယ္။ အဲ့လို လုပ္မိတာကလည္း သင့္အတြက္ ျပႆနာ တက္ႏိုင္ပါတယ္။

ဒါေၾကာင့္ Reply All မလုပ္ခင္မွာ ေသခ်ာ စဥ္းစားပါ။ email list ထဲမွာပါတဲ့သူေတြ အားလံုးက သင္ျပန္ေျပာမယ္ ့အေၾကာင္းအရာ ကို သိစရာလိုတာလား။ သင္ျပန္စာေရးလိုက္တဲ့အထဲမွာ list ထဲက လူတစ္ေယာက္ေယာက္ကို အျပစ္တင္ထားတာ ပါသလား။ သင္ျပန္စာ ပို ့တဲ့အေၾကာင္းရင္းက အားလံုးကို သိေစခ်ငတဲ့အေၾကာင္းလား။ email ပို ့လိုက္တဲ့ သူကို ပဲ သိေစခ်င္တာလား၊ အဲ့ဒီ အခ်က္ေတြကို ေသခ်ာ စဥ္းစားပါ။ ျပီးမွ Reply လား Reply All လားဆိုတာကို ေရြးခ်ယ္ပါ။

၃။ Spelling နဲ ့ Grammar ေတြ မမွားပါေစနဲ ့။

မွားရိုက္မိတဲ့အတြက္ မွားသြားတဲ့ typing error ေတြက ခြင့္လႊတ္လို ့ရပါတယ္။ ဒါေပမယ့္ အျမဲလိုလို grammar ေတြ spelling ေတြ မွားေနမယ္ဆိုယင္ေတာ့ မေကာင္းပါဘူး။

ျပီးေတာ့ email ဟာ ဖုန္းထဲကေန ပို ့တဲ့ short message မဟုတ္ပါဘူး။ ဒါေၾကာင့္ မိမိ အခ်ိန္ရယင္ အတိုေကာက္အသံုးအႏွဳန္းမ်ား၊ ျပီးစလြယ္အေရးအသားမ်ားကို ေရွာင္ၾကဥ္ပါ။

ဥပမာ။ You အစား u လို ့ေရးျခင္းမ်ိဳးေတြ ေရွာင္ၾကဥ္ပါ။

တကယ္လို ့သင့္အေနနဲ ့email ေတာ္ေတာ္မ်ားမ်ားကို phone ကေန ျပန္ရတယ္။ typing error ျဖစ္ဖို ့လည္းမ်ားတယ္ဆိုယင္ email setting မွာ ဖုန္းကေန ပို ့ရတဲ့အတြက္ typing error ေတြကို ခြင့္လႊတ္ေပးဖို ့အေၾကာင္း တစ္ခါတည္း ခြင့္ပန္ထားလို ့ရပါတယ္။

ဥပမာ။ Sorry for typo as this mail was sent from mobile phone with small keypad ဆိုတာမ်ိဳး ေရးလို ့ရပါတယ္။

၄။ email တစ္ေစာင္ျပန္ဖို ့အခ်ိန္ အၾကာၾကီး မယူပါနဲ ့။

ျဖစ္ႏိုင္ယင္ email တစ္ေစာင္ျပန္ဖို ့ ၂၄ နာရီထက္ေက်ာ္ျပီး မၾကာပါေစနဲ ့။ သာမန္ ကိုယ္ေရးကိုယ္တာ ကိစၥအတြက္ဆိုယင္ေတာ့ email မျပန္ပဲ message ပို ့လိုက္တာ၊ ဖုန္းဆက္လိုက္တာမ်ိဳး ရပါတယ္။ ဒါေပမယ့္ အလုပ္ကိစၥဆိုယင္ေတာ့ email ပို ့ထားယင္ email reply လုိက္ပါ။ ျပီးမွ ေနာက္က ဖုနး္ဆက္ျပီး follow up လိုက္တာမ်ိဳး လုပ္သင့္ပါတယ္။

အဲ့ဒါရဲ  ့ေျပာင္းျပန္ကေတာ့ email အားလံုးကို ခ်က္ခ်င္း reply လုပ္ကို လုပ္ရမယ္လို ့လည္း မယူဆထားပါနဲ ့။

ကြ်န္ေတာ့္ Boss တစ္ေယာက္ ရွိခဲ့ဖူးတယ္။ သူက ဘာ email လာလာ ေနာက္ဆံုး thank you ေလာက္ေတာ့ ျပန္ပို ့လိုက္ရမွ ေက်နပ္တယ္။ ေနာက္ပုိင္းက်ေတာ့ သူျပန္ပို ့တာတင္မကဘူး ကြ်န္ေတာ့္ကို ပါ ျပန္ပို ့ဖို ့လာလာ သတိေပးတယ္။ တခ်ိဳ ့mail ေတြက်ေတာ့ မပို ့ခင္မွာဘာေတြ ျပန္ေရးသင့္တယ္။ ဘယ္လို ေျဖရွင္းသင့္တယ္ဆိုတာကို စဥ္းစားရတာက အခ်ိန္ယူရေသးတယ္။ အဲ့ဒီအခ်ိန္မွာ သူက ေရာက္လာျပီး မင္း email ျပန္ေပးလိုက္ဦး။ ဘာျပန္ရမွာလဲ…စဥ္းစားေနတုန္းလို ့ေျပာလိုက္ေတာ့ တစ္ခုခု သာျပန္လုိက္တဲ့။ မင္းစဥ္းစားေနတယ္ဆိုတာကို သိေအာင္ ျပန္လိုက္တဲ့။ ကြ်န္ေတာ္ စဥ္းစားမိတာကေတာ့ email ရဲ ့ အေရးပါပံုေပၚပဲ မူတည္မယ္လို ့ထင္ပါတယ္။ ဟိုဘက္က အေရးတၾကီးလိုတယ္။ ကိုယ္ကလည္း စဥ္းစားေနတုန္း၊ တိုင္ပင္ေနတုန္းဆိုယင္ သူ  တို ့သိေအာင္ အယင္ အသိေပးထားသင့္တယ္။ အေရးတၾကီးမလိုတဲ့ email ဆိုယင္ေတာ့ အခ်ိန္ရမွပဲ ျပန္လိုက္ေပ့ါ။ ဒါေပမယ့္ အရမ္းအၾကာၾကီးေတာ့ မထားသင့္ပါဘူး။

တကယ္လို ့သင္က ခရီးသြားစရာ ရွိတယ္။ email လည္း မစစ္ႏိုင္ဘူးဆိုယင္ေတာ့ Auto Reply Mode ကို On ထားခဲ့ဖို ့လိုပါတယ္။ ျပီးယင္ သင္ ခရီးသြားေနတဲ့အေၾကာင္း ဘယ္ေန ့မွ အေၾကာင္းျပန္ႏိုင္မယ့္အေၾကာင္း အေရးတၾကီးလုိအပ္ပါက ဘယ္ကို ဆက္သြယ္ႏိုင္တယ္ဆိုတဲ့အေၾကာင္းကို ေရးသားခဲ့ဖို ့လိုပါတယ္။

၅။ Attachment နဲ ့တျခားသူကို ဒုကၡ မေရာက္ပါေစနဲ ့။

ဒီ စာေရးလိုက္ရတဲ့အေၾကာင္းယင္းကေတာ့ ဒီေန ့attachment နဲ ့ပက္သက္ျပီး ရံုးမွာ ျပႆနာေလးၾကံဳလာခဲ့ရလို ့ပါ။ ကြ်န္ေတာ္တို ့ရံုးရဲ  ့ HQ က ေန တစ္ကမၻာလံုးမွာ ရွိတဲ့ ရံုးေတြကို Email တစ္ေစာင္ပို ့လိုက္တယ္။ Attachment တစ္ခုပါတယ္။ 24 Megabyte ရွိတယ္။ တျခားႏိုင္ငံေတြေတာ့ ဘယ္လို ေနသလဲမသိဘူး။ ျမန္မာႏိုင္ငံရဲ  ့ connection အေျခအေနနဲ ့အဲ့ဒီ email လဲ၀င္လာေရာ Outlook mail box မွာ တစ္သြားတယ္။ ၅ နာရီ တိတိ တျခား email တစ္ေစာင္မွ မ၀င္ေတာ့ဘူး။ အဲ့ဒီ 24 megabyte ၾကီး outlook mail box ထဲ အကုန္ ၀င္ျပီးမွ တျခား email ေတြ ၀င္လာတယ္။ အေရးၾကီး email ေတြလဲ ပါလာတယ္။ ကြ်န္ေတာ့္ရဲ  ့လုပ္ေဖာ္ကုိင္ဖက္ ႏိုင္ငံျခားသူ တစ္ေယာက္ကေတာ့ HQ ကို ဖုန္းဆက္ျပီး လွမ္းဆဲေလရဲ  ့။

Gmail/webmail မွာဆိုယင္ေတာ့ ကိစၥ မရွိပါဘူး။ outlook နဲ ့သံုးတဲ့သူေတြ အတြက္ကေတာ့ ေတာ္ေတာ္ ကသိကေအာင့္ျဖစ္သြားတာ အမွန္ပဲ။

ဒါေၾကာင့္ Attachment တစ္ခု ပို ့ေတာ့မယ္ဆိုယင္ ေသခ်ာ ျပန္စစ္ေဆးပါ။ attach လုပ္ယင္လည္း ကိုယ္ ပို ့ခ်င္တဲ့ file ဟုတ္မဟုတ္ စစ္ေဆးပါ။ တစ္ခါတစ္ေလ မွားျပီး တျခားဖိုင္ေတြ ပို ့မိလို ့ဒုကၡေရာက္ကုန္ပါဦးမယ္။

File size ၾကီးတယ္ဆိုယင္လည္း cloud storage လိုမ်ိဳးမွာ တင္ျပီးမွ share ပါ။ online file ဆိုယင္လည္း link ကို ပဲ share ေပးလိုက္ပါ။ သူ ့ဖာသာသူ download လုပ္ပါေစ။

၆။ email ဟာ google မဟုတ္ပါ။

တခ်ိဳ ့တေလ ရွိတတ္ပါတယ္။ email နဲ ့ေမးခြန္းေတြ လွမ္းေမးတာ။

ဥပမာ။ ဖိလစ္ပိုင္ရဲ  ့ ျမိဳ ့ေတာ္ဟာ ဘာလဲ။ ဆိုတာမ်ိဳးေပ့ါ။

တကယ္လို ့မ်ားသင္က ရာထူးၾကီးတဲ့သူ ျဖစ္ျပီး သင့္လက္ေအာက္ငယ္သားေတြ ဆီ အဲ့လို  ပို ့လိုက္ယင္ သူတို ့က လိုက္ရွာရေတာ့မယ္။ သင့္ကိုအေျဖေပးႏိုင္ဖို ့သူတို ့လုပ္ေနတာကို ျပစ္ျပီး အေျဖလိုက္ရွာရေတာ့မယ္။

Email ေတာင္ ပုိ ့ႏိုင္ယင္ သင့္မွာ အင္တာနက္ ရွိေနပါျပီ။ အဲ့ဒါဆိုယင္ အယင္ဆံုး google ၾကည့္ပါ။ ၾကိဳးစား ရွာၾကည့္ပါ။ ေနာက္ဆံုး ဘယ္လို မွ မရွာႏိုင္ဘူးဆိုတဲ့အခါက်မွ ေမးခြန္းလွမ္းေမးပါ။

ကြ်န္ေတာ့္ boss ပါပဲ။ သူ ့ဆီက email ဆယ္ေစာင္ ရယင္ ၈ ေစာင္က ေမးခြန္းေတြပါ။

What doe this mean?

Where is it?

Please tell me about it.

ဆိုတာမ်ိဳးေတြ ေပ့ါ။ အစ ပိုင္းေတာ့ ၾကိဳးစားျပီး ျပန္ ပို ့ေပးပါတယ္။ ရွင္းျပေပးလိုက္တယ္ ။ ကိုယ့္ ရဲ  ့ boss ျဖစ္ေနတာကိုး။ ေနာက္ပိုင္းေတာ့ အားမနာႏိုင္ေတာ့ပါဘူး။ google မွာ ရွာေပးျပီး link ကို share ေပးလိုက္တယ္။ သူ ့ဟာသူ ဖတ္ခိုင္းလိုက္ေတာ့တယ္။ ရွင္းျပေနတာေတြ မလုပ္ေတာ့ဘူး။

၇။ email စည္းမ်ဥ္းစည္းကမ္းေတြကို မေက်ာ္မိပါေစနဲ ့။

ကြ်န္ေတာ္တို ့လူမွဳ ပတ္၀န္းက်င္မွာ စည္းကမ္းေတြ ရွိပါတယ္။ လူၾကီးေရွ  ့ ငံု ့ျပီးသြားရမယ္တို ့။ တစ္စံုတစ္ခုကို ေပးယင္ လက္ႏွစ္ဖက္နဲ ့ေပးရမယ္တို ့။

အဲ့သလိုမ်ိဳးပဲ email မွာလည္း စည္းကမ္းေတြ ရွိပါတယ္။ အထက္မွာလည္း ေဖာ္ျပထားပါတယ္။

လူမွဳ ပတ္၀န္းက်င္စည္းကမ္းေတြကို တစ္ခါတစ္ေလ မလိုက္နာမိခဲ့ေပမယ့္ တဖက္သူက သတိမျပဳမိလိုက္ယင္ ျပႆနာ ၾကီးမသြားႏုိင္ပါဘူး။

ဒါေပမယ့္ email ကေတာ့ သူ ့ mail box ထဲေရာက္သြားျပီးယင္ ျပန္ဖ်က္လို ့မရေတာ့ပါဘူး။ သက္ေသ အျပည့္အ၀ ျဖစ္သြားပါျပီ။ ဒါေၾကာင့္ သင့္ရဲ ့ ေပါ့ဆမွဳ တစ္ခုေၾကာင္ ့သင္ရဲ  ့ဘ၀ တိုးတက္မွဳကို မဖ်က္ဆီးမိပါေစနဲ ့လို  ့ေစတနာနဲ ့ေရးသားလိုက္ပါတယ္။

ကိုဟိန္း (Prospect Myanmar)

Abdul Rahuman ရဲ  ့ How to write email ကို ကိုးကားထားပါတယ္။